Product functies

tips advice

Houd de controle over jouw online salon boekingen

26 oktober 2021 — Stephanie Laatst bijgewerkt op 29 oktober 2021

Salonized online boeken 1

Als je gewend bent om met een papieren agenda te werken of je start voor het eerst jouw eigen salon, kan het best spannend zijn om ineens met online boekingen te beginnen.

Hoe werkt dat dan? Kunnen mijn klanten ermee omgaan? Verlies ik zo niet compleet de controle over mijn agenda? Wat als…? Dit zijn veel voorkomende vragen onder onze nieuwe klanten.

Voordat je met Salonized begint te werken is het belangrijk om je werktijden en afwezigheden duidelijk in te stellen. Zo kunnen jouw klanten niet per ongeluk boeken op een tijdstip waarop je niet beschikbaar bent.

In deze blog leg ik graag uit wat je kunt doen om de transitie naar online boekingen zo soepel mogelijk te maken. En het mooiste is dat je de controle over de online boekingen niet hoeft op te offeren. Jij houdt de controle over wat er wel en niet kan!

1. Wanneer mag een klant nog boeken en tot hoever in te toekomst?

Dit zijn twee hele belangrijke vragen, hoe zit het daar nou mee? Wat als een klant online boekt, jij dit niet op tijd ziet en deze ineens voor een gesloten deur staat? Of stel dat klanten voor over 10 maanden boeken en je krijgt net te horen dat je alleen rond die periode vakantie kunt nemen. Dat is balen, nu moet je deze klanten afzeggen of jouw vakantieplannen aanpassen. Niet ideaal!

Maar maak je geen zorgen, ook hierover kun je de complete controle behouden. Als je liever hebt dat klanten minimaal een dag van tevoren online boeken, dan kun je dat instellen. Dat is wel zo handig voor jouw dagplanning, dan weet je waar je aan toe bent op een dag.

Hoever in de toekomst een klant een afspraak inplant kun je zelf bepalen. Dit staat standaard op een jaar in de toekomst, maar wellicht is dit iets te ver. Of je hebt een rooster dat varieert qua tijden om de zoveel weken. Geen stress, je kunt in het account aangeven dat ze bijvoorbeeld maar 6 maanden vooruit kunnen boeken.

Vergeet niet dat dit om het online gedeelte gaat van online boeken. Als de klant jou op een andere manier contacteert om te vragen of je toch nog een plekje hebt op die dag, dan is het geheel aan jou om te beslissen of dat kan.

Je kunt deze instellingen terugvinden via Info > Promotie > Online afspraken instellingen:

  • Minimale tijd tussen het maken van de online afspraak en het binnenlopen
  • Maximale periode in de toekomst dat afspraken gemaakt mogen worden

2. Aansluitend boeken: zo voorkom je gaten in de agenda

Stel je gaat door een rustigere periode heen en je hebt minder afspraken in de agenda, dan kan het zijn dat er gaten ontstaan doordat klanten niet aansluitend boeken. Als je dit van tevoren had geweten dan had je deze klanten achter elkaar kunnen plannen. Zo had je de rest van de dag vrij gehad voor andere taken.

Dit soort situaties voorkom je door de functie ‘aansluitend boeken’ in te schakelen via Info > Promotie > Online afspraken instellingen in jouw account. Dan ziet de klant minder opties, maar dan weet jij beter waar je aan toe bent.

Klik hier om meer te lezen over de functie ‘aansluitend boeken’.

3. Medewerkers online/offline

Als alle medewerkers door klanten geboekt kunnen worden, dan staat iedereen op online beschikbaar. Wil je dit niet? Zet medewerkers offline via Instellingen > Medewerkers. Daar klik je op de medewerker(s) en schakel je de optie ‘online afspraken toestaan’ uit.

Check dit direct om ongewenste boekingen te voorkomen!

enter image description here

4. Diensten online/offline

Stel je voor, je hebt een kapsalon en biedt kleuringen aan, maar de ene klant heeft dikker/ korter/ langer haar dan de andere en dus kan zo een behandeling ook korter of langer duren.

Hoe geef je dit aan in de online omgeving? Maak je verschillende diensten aan voor kleuren waarin je dit verschil aanduidt? Dat kan, maar dan loop je de kans dat de lijst heel lang wordt of dat klanten een verkeerde dienst selecteren.

Geef je een gemiddelde tijd aan voor de kleuring? Dat kan ook, maar misschien ben je wel veel eerder klaar met een klant die kort haar heeft. Als je dit had geweten dan had je de agenda anders in kunnen plannen.

Dit zijn allemaal zaken waar je vanaf het begin goed over na moet denken. Misschien is zo een kleuring in jouw geval geen probleem en heb je al een eigen methode hiervoor. Maar het zou ook kunnen zijn dat het online zetten van zo een soort behandeling voor problemen in de planning zorgt.

In dat geval, kun je (tijdelijk) deze diensten offline zetten. Dan kun je aangeven bij de klanten dat ze voor dit soort diensten eerst moeten bellen of mailen.

Ga naar Instellingen > Diensten, en klik op de dienst om aan te geven of je deze wel of niet online boekbaar wilt maken.

enter image description here

5. Wie mag er online boeken?

Wil je flexibel zijn voor klanten en is iedereen welkom bij jou? Dan geef je via Info > Promotie > Online afspraken instellingen aan dat nieuwe onbekende klanten online mogen boeken. Wel zo handig als je net begint of als je jouw klantenbestand nog moet opbouwen.

Dit scheelt ook zeker in de hoeveelheid telefoontjes en mails die je over boekingen ontvangt, klanten kunnen nu zelf boeken!

Heb je (tijdelijk) een klantenstop of heb je liever dat nieuwe klanten jou eerst bellen of mailen voor hun eerste afspraak? Komen de feestdagen eraan en verwacht je drukte? Geen paniek!

Schakel dan uit dat nieuwe onbekende klanten ook online mogen boeken, zo kun je jouw vaste klanten voorrang geven. Nieuwe klanten kunnen altijd nog bellen/mailen als ze een afspraak in willen plannen. In de schermafbeelding zie je precies waar je de optie kunt terugvinden in jouw account:

enter image description here

Stephanie

Stephanie Stroker

Customer Success Manager

Stephanie zou je de grootste sportliefhebber van Salonized kunnen noemen, buiten werktijd is ze altijd wel in een dansstudio, boulderhal of op een tennisbaan te vinden! Met haar uitgebreide talenkennis helpt ze onze klanten graag verder in het Nederlands, Engels of Spaans als Customer Success Manager.

Sz color

Maak in twee eenvoudige stappen je account aan

Of je nu alleen werkt of in een team; Salonized staat klaar voor jou. Eenvoudig, maar zeer effectief.

Aan de slag 14 dagen gratis proefperiode