Een kleine reminder kan enorm veel teweegbrengen. Het zal net die ene no-show voorkomen of iemand eraan helpen herinneren om de afspraak te verzetten (wat de no-show vermijdt).

Weet je niet 100% zeker of jouw herinneringsmail werkt? We got you! Steel die van ons! Kopieer/plak simpelweg het template in het programma waarmee jij je mails verstuurt en vervang de openstaande delen met je eigen tekst.

We hebben een formele en een nonchalante herinneringsmail voor je geschreven. Kies het template dat bij jouw business past en wijzig hem waar nodig. Misschien inspireert het je wel om er zelf eentje te schrijven!

• Gebruik je Salonized, dan wordt de tekst tussen haakjes automatisch vervangen voor jouw bedrijfsinformatie en diensten. Let er op dat als je met een ander e-mailmarketing programma werkt je de juiste tags gebruikt.
• Vergeet niet om ook een mogelijkheid te plaatsen om de afspraak door de klant te verplaatsen of te annuleren. Gebruik hiervoor een link of laat je klanten weten waar ze naar kunnen bellen.

1. De formele herinneringsmail

Onderwerp: Afspraakherinnering {{company_name}}

Beste {{first_name}},

Graag herinneren wij je eraan dat je binnenkort een afspraak bij ons hebt voor de volgende behandelingen:

{{services_list}}

De afspraak staat op {{date}} om {{time}}.

Tot dan!

Met vriendelijke groet,

[Naam] van {{company_name}}

2. De nonchalante afspraakherinnering

Suggesties voor een onderwerp:

» Vergeet me niet🙋‍♀️

» Wij zijn blij je te zien (morgen/straks)🥳

Hoi {{first_name}},

Op {{date}} om {{time}} hebben wij een leuke afspraak staan voor {{services_list}}.

We gaan er een gezellige dag van maken.

Wij hebben er zin in!

Hartelijke groet,

[Naam] van {{company_name}}

Tips voor het schrijven van een afspraakherinnering per mail

• Houd het kort en krachtig en schrijf op een actieve manier;
• Zorg dat alle belangrijke informatie (behandeling, datum, tijd en locatie) erin staat;
• De meeste mailservers hebben een agenda koppelinglink die automatisch in het bericht mee wordt gestuurd, zodat de klant de afspraak met een klik in haar eigen agenda kan zetten;
• Pas de tone of voice zo aan, zodat die goed matcht met jezelf of je bedrijf;
• Sluit hem persoonlijk af, bijvoorbeeld: Amber van Salonized;
• Emoji’s kunnen, maar houd het bij eentje. Het is tenslotte een korte mail.

Wanneer is de beste tijd om een afspraakherinnering te versturen?

Over het algemeen is het het meest gangbaar om 24 uur van tevoren de eerste herinnering te sturen en de tweede herinnering 2 uur voorafgaand aan de afspraak. Een uur kan ook, maar mocht iemand het alsnog vergeten zijn is de kans groter dat je in deze plek nog een andere afspraak kan inplannen.

Haal het meeste uit je contactmomenten

Wat absoluut geen kwaad kan, is van de afspraak herinneringsmail een marketing tool te maken. Het laatste wat je wilt doen is je klanten spammen met te veel e-mails. Maak daarom slim gebruik van je contactmomenten.

Verwerk in je e-mail een op dat moment lopende actie toe door onderaan de e-mail een zinnetje toe te voegen. Bijvoorbeeld:

Op vertoon van deze e-mail, ontvang je 10% korting bij aankoop van 2 producten in de salon (alleen geldig op de dag van de afspraak).

Het is ook een laatste kans om aan upselling te doen. Stel een dienst voor die bij de afspraak past. Bijvoorbeeld:

Helemaal summerproof de salon uitlopen? Boek een leuk kleurtje gellak bij je pedicure en heb geen omkijken meer naar je voeten.

Let op: de afspraakherinnering wordt automatisch verstuurd, dus heb je kortlopende acties die je hebt gepromoot in de herinnering staan, vergeet deze dan niet uit de template te halen wanneer de actie is verlopen.

Succes met het opzetten van jouw afspraakherinneringen!