24 januari 2022 — Lilian Laatst bijgewerkt op 17 maart 2022
Het blijft een klusje waar de meeste van ons blij mee zijn als het af is: de boekhouding. Toch zijn er een aantal manieren waarop je dit gedeelte van je administratie “leuker” maakt. Met aanhalingstekens, want met leuk bedoel ik eigenlijk vooral gemakkelijker.
Boekhouden kan op verschillende manieren, je bepaalt zelf of je de touwtjes uit handen geeft. In dit blog leg ik je uit waar je de data uit je account exporteert, zodat je de juiste informatie verzamelt op jouw computer om het vervolgens te importeren in een boekhoudprogramma of door te sturen naar jouw boekhouder.
Ben je er nog niet uit of je de boekhouding zelf gaat doen of dat je het overlaat aan een ander? Stel jezelf eens de volgende vragen:
Boekhouden is saai, boekhouden is moeilijk. Ooit hebben we dit onszelf aangepraat en zijn we er in gaan geloven. Maar is dat ook echt zo? Probeer er eens met andere ogen naar te kijken: elke factuur die je afrondt in de kassa draagt bij aan de inkomsten voor jouw bedrijf. Zonder deze facturen kon je de deuren van je salon niet elke keer opnieuw openen of je medewerkers aan het einde van de maand uitbetalen. Als je jouw instelling verandert, wordt boekhouden al een stuk leuker. Zie het als een leuke puzzel die je elke maand oplost.
Je bent verplicht om elke drie maanden een BTW-aangifte in te dienen. Neem dit moment als een evaluatie, je ziet namelijk direct aan je boekhouding of je uitgaven kloppen met je inkomsten. Zo houd je zelf een oogje in het zeil en bespaar je de kosten op een boekhouder.
Nu je hebt besloten dat je met frisse moed naar de inkomsten op zoek gaat in jouw account kom je bij de volgende vraag: welke informatie heb ik eigenlijk nodig? In Salonized wordt de omzet automatisch voor jou in excel (en CSV) bestanden gezet. Deze bestanden hoef je aan het einde van de maand alleen nog te downloaden op jouw computer. Hier hoef je dus zelf niks meer voor uit te rekenen!
In de instellingen vind je bij het kopje ‘Algemeen’ de data export pagina. De maandelijkse exports staan onderaan deze pagina. Elke keer dat je een nieuwe factuur aanmaakt worden de bestanden automatisch verder voor je ingevuld. Wat kun je in deze bestanden precies terugvinden?
Meer informatie over de data export pagina kan je vinden in ons helpcentrum. Mocht je er niet uitkomen, dan staat ons support team voor je klaar om je verder te helpen!
Aangezien Salonized geen volledig boekhoudprogramma is, betekent het dat je er een boekhoudprogramma naast kunt gebruiken. In principe maakt het niet uit welk programma je gebruikt, want onze data export bestanden zijn speciaal ontwikkeld om gemakkelijk te importeren in een boekhoudprogramma. Het programma leest de informatie over uit het bestand en rekent de omzetten voor je uit.
Je bent helemaal vrij om zelf te bepalen welk boekhoudprogramma je gebruikt. De werking verschilt per systeem, maar tegenwoordig kan je bij veel programma’s de instellingen van te voren bekijken en testen voordat je een abonnement afsluit.
De meest gebruikte boekhoudprogramma’s door onze klanten zijn:
Eerlijk is eerlijk, boekhouden is niet voor iedereen weggelegd. Het is confronterend wanneer je met je neus tussen de facturen op de financiële feiten wordt gedrukt. Daarnaast komt het ook zo nu en dan voor dat je op zoek moet naar een fout. Dit is tijdrovend en zeer frustrerend wanneer je niet weet waar je naar op zoek bent. Een boekhouder is hiervoor opgeleid.
Stel, je besluit om een boekhouder in dienst te nemen, waar betaal je dan precies voor? Een boekhouder zorgt voor een financieel overzicht, dat de belastingaangifte op tijd wordt ingediend en doet jaarlijks een aangifte inkomstenbelasting. Verder zijn er een hoop fiscale regels waar jouw boekhouder van op de hoogte is.
Niet onbelangrijk is dat een boekhouder bij je past. Bedenk van te voren wat je precies uit handen geeft, misschien zijn er aspecten van de boekhouding die je zelf kan en wil doen. Lever je de juiste informatie aan en komen jullie aan het einde van de maand samen om alle omzetten samen door te nemen? Of geef je jouw boekhouder toegang tot jouw account om alle data te laten exporteren? Het is fijn als jullie daarin op een lijn liggen.
Maak in Salonized een nieuwe gebruikersaccount aan, zodat jouw boekhouder zelf op zoek kan naar de juiste gegevens. De boekhouder zit echter niet dagelijks in jouw Salonized account, dus weet misschien niet meteen waar deze informatie te vinden is. Daarom is dit laatste kopje van deze blog voor de boekhouders.
Rapportages Wanneer je links in de menubalk op het kopje ‘Rapporten’ klikt kom je meteen op de pagina waar je de totalen van de dag van vandaag kan bekijken. De periode kan je rechts bovenin veranderen naar bijvoorbeeld ‘deze week’ of ‘deze maand’. Ook kun je zien welke producten en diensten het best verkocht zijn binnen een bepaalde periode. Tot slot kun je in het BTW overzicht snel de af te dragen BTW per maand en kwartaal terugzien.
Facturen Op de pagina ‘Totalen’ zie je aan de linkerkant alle inkomsten (inclusief en exclusief de BTW) en rechts de betaalmethodes. Als hier een verschil in zit zijn de facturen misschien aangemaakt in de ene maand en betaald in een andere maand. Dit kan je alleen terugvinden in de facturen zelf. Daarvoor ga je naar de kassa, kopje ‘Facturen’. Je kan alle facturen downloaden als PDF.
Dagtotalen In de kassa vind je nog veel meer informatie. Op de pagina ‘Dagtotalen’ worden alle gemaakte facturen met daarbij de items op de factuur getoond. Zo kun je zien welke facturen er precies op die dag zijn afgerond.
Kasopmaak Werkt jouw klant met een dagafsluiting? Dan worden alle contante transacties hier weergegeven. Alle bedragen worden bij de huidige kassa stand weergegeven, zowel wanneer er een bedrag bijkomt als wanneer er een bedrag uit de kassa wordt gehaald. Let op! Inkoopfacturen worden niet in Salonized geregistreerd.
Data export bestanden Werk je met een boekhoudprogramma, dan kan je bovenstaande data exporteren in zowel een excel als een CSV bestand. Ga hiervoor naar de instellingen van het account (tandwiel icoontje) > Algemeen > Data exporteren. Onderaan de pagina staan de totalen, facturen, factuur items en kasuitgaven.
Ook voor de boekhouder geldt: heb je vragen over Salonized neem dan gerust contact op met ons support team.
Lilian is altijd in voor een dansje en een liedje en is daarmee ons zonnetje in huis. Ze staat elke dag klaar om je antwoord te geven op al je vragen. Daarnaast vindt ze het leuk om je tips te geven over je onderneming in haar blogs.
Of je nu alleen werkt of in een team; Salonized staat klaar voor jou. Eenvoudig, maar zeer effectief.
Aan de slag 14 dagen gratis proefperiode
